Tips voor contracten met zo min mogelijk problemen (deel 2)

May 03, 2010 7:39 AM

Pas als het misgaat en er een schadeclaim dreigt, bedenkt u zich dat u wellicht niet duidelijk genoeg bent geweest naar uw klant of handelspartner. Voorkom dit met goede contracten!

In aansluiting op de tips van vorige maand, is het belangrijk om in ieder geval de volgende onderdelen te behandelen in uw contract:

4. Betalingsvoorwaarden en incassokosten
Het is belangrijk om duidelijke afspraken te maken over de prijs van uw te leveren dienst of product. In veel gevallen zal dit een vaste prijs zijn. Indien het echter gaat om een prijs die afhankelijk is van een aantal variabelen, dan is het van belang om deze zo duidelijk mogelijk te verwoorden, zodat daarover geen misverstand kan bestaan. Verder is een duidelijke betalingstermijn aan te raden, alsmede consequenties van niet of niet tijdige betaling. Daarbij kunt u denken aan een rente percentage per maand en/of incassokosten die voor rekening van de klant komen bij niet tijdige of niet betaling.

5. Contractsduur en wijzigingen bij duurcontracten
Als het niet om een eenmalige levering gaat, kan het verstandig zijn om een contractsduur overeen te komen, bijvoorbeeld van een half jaar of van een jaar. Daarbij kunt u afspreken dat het contract automatisch verlengd wordt indien de klant niet opzegt of juist dat het automatisch eindigt aan het einde van de contractsduur. Ook kunt u bijvoorbeeld overeenkomen dat na een bepaalde periode de prijs wordt gewijzigd of geïndexeerd, of kunt u andere wijzigingen afspreken of eventueel mogelijk maken.

6. Opschorting, ontbinding en opzegging
Voor het geval de klant zijn verplichtingen volgens het contract niet nakomt kunt u overeenkomen dat u in dat geval ook uw verplichtingen kunt aanhouden (opschorten) totdat de klant doet wat is afgesproken. Ook kunt u bepaalde situaties vastleggen, waarin u het contract kunt beëindigen en alles wat reeds gedaan is ‘terugdraaien’ (ontbinden) of situaties waarin u het contract kunt opzeggen. Het is uiteraard wel zo redelijk dat deze mogelijkheden voor beide partijen gelden. Met deze maatregelen zorgt u ervoor dat u niet aan een contract vast blijft zitten, waarbij u de enige bent die zich aan de afspraken houdt.

7. Garanties, onderzoek en reclames
Bij het leveren van producten is het verstandig om een procedure op te nemen in uw contract voor het geval een klant zijn beklag doet over de het functioneren of de kwaliteit van het product. Het is raadzaam om de klant het product direct danwel vrijwel meteen na levering te laten onderzoeken. Voor het geval dat de klant meent dat het product niet voldoende deugdelijk is, kunt u opnemen dat hij binnen een bepaalde termijn zijn klacht moet indienen. Verder kunt u de procedure zo opstellen dat deze aansluit bij uw bedrijfsvoering. Het is niet verstandig om deze procedure niet te regelen indien u producten levert.

8. Vervoer en verzekering
In geval u producten levert is het belangrijk dat u bedenkt op welk moment u het risico van beschadiging of verlies wilt laten overgaan van u naar de klant. Is dat bij de deur van uw bedrijf of op het moment dat uw bedrijf het product aflevert bij de klant. In het eerste geval, zou u een regeling over het risico kunnen treffen voor de situatie dat uw klant wilt dat het product bij hem wordt afgeleverd. Of u kunt overeenkomen op welke wijze het vervoer verzekerd wordt.

9. Toepasselijk recht en geschillen
Het kan u een hoop discussie besparen indien u overeenkomt op welke wijze geschillen worden beslecht. Kiest u voor arbitrage of de weg naar de rechter. Met name bij contracten met een internationaal aspect kan het raadzaam zijn om vast te leggen welk recht van toepassing is op de overeenkomst. U zult in de meeste gevallen het recht van uw land verkiezen boven dat van uw klant. Regelt u dit niet goed, dan kunnen daaruit enorme juridische geschillen ontstaan.

Inmiddels hebben wij een groot aantal relevante onderdelen behandeld die belangrijk zijn om te regelen in uw contracten, zodat u zoveel mogelijk problemen met uw klanten kunt voorkomen. Natuurlijk zijn niet alle mogelijke onderwerpen behandeld omdat er oneindig veel onderwerpen geregeld kunnen worden in een contract.

Corporate Law B.V.

Maart 2010