Tips voor contracten met zo min mogelijk problemen (deel 1)

May 03, 2010 7:13 AM

Veel ondernemers handelen op basis van vertrouwen of een minimum van afspraken. Veelal wordt gezegd: “De klant weet wel wat hij kan verwachten”. En dat gaat vaak jarenlang goed.

Pas op het moment dat er een rechtszaak dreigt, met grote kosten en ellende, zult u zien dat u een en ander toch beter had kunnen aanpakken. Maar hoe? Als besproken in het vorige artikel is het verstandig om goede Algemene Voorwaarden te hebben. Echter, daar staan de ‘spelregels’ in om met u zaken te doen. De specifieke opdracht of het specifieke product dat u levert en wellicht bijzondere voorwaarden voor dat geval staan niet in de Algemene Voorwaarden. Het is verstandig om die zo duidelijk mogelijk en schriftelijk vast te leggen, in een goed contract.

Een contract is een schriftelijke overeenkomst, schriftelijk vastgelegde afspraken. Een overeenkomst hoeft in beginsel niet schriftelijk te zijn om gelding te hebben, maar met de schriftelijke vorm zorgt u voor een goede bewijspositie bij een eventuele onenigheid met uw handelspartner of klant.

Als de materie niet te ingewikkeld is en de belangen niet te groot zijn, zou u zelf ook een contract kunnen opstellen om de gemaakte afspraken met uw handelspartner of klant duidelijk vast te leggen. Het is wel van belang dat u in dat contract geen essentiële onderdelen vergeet vast te leggen waarmee u zichzelf in de vingers snijdt. Immers, als er zaken niet geregeld zijn, geldt niet wat u logisch zou vinden, maar moet u daarover weer onderhandelen met uw contractspartner. Een situatie die u natuurlijk wilt voorkomen.

Een goed contract is dus cruciaal. Maar wat is een goed contract? Een goed contract besteedt in ieder (de juiste) aandacht aan de volgende zaken:

Uiteraard is het verstandig om in het contract zo eenvoudig en duidelijk mogelijke taal te gebruiken, te zorgen voor een logische opbouw van het contract, eventueel gebruik te maken van titels bij de verschillende contractsonderdelen en soms kan het handig zijn de betekenissen vast te leggen van gebruikte termen.

Hoe uitgebreid het contract moet zijn is onder andere afhankelijk van de vraag of u Algemene Voorwaarden hanteert bij het contract en of deze voldoende duidelijk zijn over de ‘spelregels’. Zijn deze voldoende duidelijk, dan kan het specifieke contract vrij kort zijn. Hanteert u geen Algemene Voorwaarden, dan zal het wijs zijn het contract zo uitgebreid mogelijk op te stellen, zodat er zo min mogelijk ruimte is voor onduidelijkheid.

Verder is het belangrijk om in ieder geval de volgende onderdelen te behandelen in uw contract:

1. De contractspartijen
Dit lijkt vanzelfsprekend, maar hiermee kunnen al veel dingen verkeerd gaan. Als u met een particulier handelt, kunt u uiteraard volstaan met de naam van de betreffende persoon. Als u echter met een eenmanszaak handelt, handelt u eveneens met een particulier waarvan u de naam moet vermelden. Indien u zaken doet met bijvoorbeeld een naamloze vennootschap (NV) of besloten vennootschap (BV) is het van belang de officiële naam te vermelden alsmede de naam van de bestuurder of bestuurders die (alleen of tezamen) bevoegd zijn de vennootschap te vertegenwoordigen.

2. De ‘Overwegingen’ of ‘Considerans’
In dit onderdeel kunt u opnemen wat de bedoeling is van u en van uw contractspartner met het sluiten van het contract. Soms lijkt dit dubbelop, maar in geval van onduidelijkheid of conflicten kunt u terugvallen op dit onderdeel van het contract om vast te stellen wat jullie hadden bedoeld met het sluiten van het contract. In geval van onduidelijkheid worden contracten namelijk uitgelegd aan de hand van wat partijen bedoeld hadden.

3. De kernprestaties
De kern van het contract is natuurlijk wat u van uw contractspartner ‘krijgt’ en wat u hem ‘geeft’. Dat zal veelal de dienst of het product zijn dat u levert en anderzijds de betaling die u daarvoor ontvangt.

In mijn volgende artikel (deel 2) zal ik vervolgen met de andere belangrijke onderdelen van uw contract.

Corporate Law B.V.

Februari 2010