Vijf redenen om bij u passende Algemene Voorwaarden te gebruiken

April 28, 2010 3:20 PM

door Saskia van de Griek
"Waarom zou ik Algemene Voorwaarden gebruiken?"

1. Problemen kunnen altijd ontstaan en u kunt ze beter voorkomen met Algemene Voorwaarden.
"Waarom zou ik Algemene Voorwaarden gebruiken?" Dat is een vraag die ik vaker hoor van ondernemers. Ze geven daarbij aan dat ze nooit problemen hebben met hun klanten, dat altijd op tijd wordt betaald, dat alles in goed onderling overleg gebeurt.

Dat is natuurlijk prachtig en ik hoop dat u in dezelfde situatie verkeert als deze ondernemers. Maar wat als dat ineens verandert? Als er wel een probleem ontstaat? Wat als de klant u niet wil betalen voor uw prestatie? In zo'n situatie was het een stuk prettiger geweest als u de afspraken goed had vastgelegd met die klant. Dan was het probleem misschien niet ontstaan. En als het probleem toch was ontstaan geven uw Algemene Voorwaarden duidelijk aan wat de spelregels zijn in die situatie. Dat kan weer veel tijd en geld schelen voor een ongewenste rechtszaak.

2. Algemene Voorwaarden zorgen voor duidelijkheid over afspraken en voorkomen onnodige onderhandelingen.
Natuurlijk kunt u met elke klant individueel de afspraken van de betreffende opdracht vastleggen. Dit betekent echter wel dat u over alle afspraken moet onderhandelen met uw klant. Het voordeel van Algemene Voorwaarden is nou juist dat u dat niet meer hoeft te doen elke keer. U heeft namelijk de voorwaarden die u hanteert bij het verlenen van uw dienst gestandaardiseerd. Dit scheelt u veel tijd die u kunt besteden aan uw 'echte werk'. Ook geeft het duidelijkheid, naar u en naar uw klant. Immers, het is duidelijk welke afspraken u heeft gemaakt met welke klant, namelijk altijd dezelfde: de afspraken die staan in uw Algemene Voorwaarden.

Het enige waarover u nog specifieke afspraken hoeft te maken met uw klant is de kernprestatie: de specifieke dienst die of het product dat u gaat leveren aan uw klant. Natuurlijk is het essentieel dat u ook goed en schriftelijk vastlegt met uw klant wat u exact levert. In dat geval zullen er, samen met uw Algemene Voorwaarden, geen problemen ontstaan met uw klant.

3. U kunt bijna alles standaard vastleggen in Algemene Voorwaarden.
In principe kunt u alles vastleggen in Algemene Voorwaarden. Wat wel van belang is, is dat de vastgelegde afspraken passen bij uw bedrijfsvoering en ook bij uw toekomstige bedrijfsvoering (indien u van plan bent uit te breiden of veranderingen door te voeren). Voorbeelden van onderwerpen die u gedetailleerd kunt regelen in Algemene Voorwaarden zijn:

- Aanbieding/offerte (termijn voor aanvaarding, vrijblijvende offerte of niet, etc.);
- Betaling (welke munteenheid: Euro of USD, betalingstermijn, boeterente bij late betalingen, incassokosten, etc.);
- Leveringstermijnen (voorwaarden en consequenties van termijnen niet halen);
- Vertrouwelijkheid van over en weer verstrekte gegevens;
- Eigendomsvoorbehoud (eigendom gaat pas over na volledige betaling);
- Transport (wie betaalt het, invoerrechten en verzekeringen, risico bij schade);
- Risico overgang (wanneer gaat het risico van schade etc. over op de klant);
- Garantie (en de voorwaarden waaronder garantie wordt gegeven);
- Aansprakelijkheid (strikte omschrijving in welke gevallen u aansprakelijk bent voor schade van de klant en maximale hoogte van de evt. vergoeding);
- Intellectuele eigendomsrechten (wie heeft/houdt de Intellectuele eigendomsrechten op een dienst/product);
- Beëindiging (mogelijkheden en voorwaarden);
- Procedure voor geschillen (arbitrage of rechter, en welke);
- Toepasselijk recht (van belang bij internationale klanten).

Uw Algemene Voorwaarden mogen echter niet 'onredelijk bezwarend zijn', zo stelt de wet en u moet de klant een 'redelijke mogelijkheid hebben geboden kennis te nemen van de Algemene Voorwaarden'. Bij dienstverlening is het een goede manier om de Algemene Voorwaarden door uw klant te laten tekenen en retourneren. Bij producten is dat vaak lastiger. U kunt bijvoorbeeld de Algemene Voorwaarden op de order/bon afdrukken en er op de voorzijde wel naar verwijzen.

Bij E-Commerce (electronische dienstverlening / dienstverlening via internet) is het verstandig de Algemene Voorwaarden beschikbaar te stellen op een pagina binnen uw website, die toegankelijk blijft, en de klant deze te laten accepteren door de keuze van acceptatie te laten aanklikken, voordat de klant verder kan gaan in het verdere bestelmenu. Ook is het van belang (in verband met de Nederlandse wetgeving) dat de klant de Algemene Voorwaarden kan opslaan.

Indien u al deze zaken op een juiste manier en passend bij uw bedrijfsvoering regelt, wint u veel tijd, voorkomt u veel kosten en geschillen met uw klanten. Het enige dat u dan nog separaat met uw klant moet afspreken is de specifieke opdracht of het product dat u gaat leveren.

4. Door depot van uw Algemene Voorwaarden legt u vast wat de inhoud van de afspraken is.
Daarmee kunt u voorkomen dat er eventueel een geschil ontstaat over wat er in de Algemene Voorwaarden stond op een bepaald moment. En dat er in een bepaalde periode dus niets is veranderd aan de Algemene Voorwaarden. Deponeren van Algemene Voorwaarden heeft dus een bewijsfunctie. Daarmee staat u sterker in een eventueel conflict over de afspraken. Depot is niet verplicht, maar is wel raadzaam, zeker gezien de lage kosten. In Nederland kunnen Algemene Voorwaarden gedeponeerd worden bij de Griffie van de Rechtbank te Den Haag of bij de Kamer van Koophandel. In de Nederlandse Antillen kunt u Algemene Voorwaarden deponeren bij de Griffie van het Gerecht in Eerste Aanleg.

5. Algemene Voorwaarden hebben enkel nut als ze aansluiten bij uw bedrijfsvoering.
U gaat natuurlijk niet uw huidige bedrijfsvoering aanpassen aan uw nieuwe Algemene Voorwaarden. De Algemene Voorwaarden moeten dus passen bij uw bedrijfsvoering. Het is dus niet voldoende om 'Algemene Voorwaarden van internet te 'plukken'. Immers, daarmee weet u niet of ze wel voldoen aan de handelswijze van uw bedrijf. Het heeft namelijk geen zin om op uw offertes te schrijven "Betaling binnen 30 dagen" als in uw Algemene Voorwaarden een betalingstermijn van 14 dagen wordt gehanteerd. Of om op uw aanbod aan te geven dat transport op eigen risico van de klant geschiedt, terwijl uw Algemene Voorwaarden bepalen dat vervoer door u wordt verzekerd.
Indien u dus Algemene Voorwaarden wilt hanteren die veel gebruikt worden in uw branche, zorg er dan wel voor dat deze juridisch worden beoordeeld en worden vergeleken en aangepast aan uw specifieke bedrijfsvoering en wensen. Zo zorgt u ervoor dat uw voorwaarden kloppen met de werkelijke bedrijfsvoering en voorkomt u onduidelijkheid en daardoor geschillen.

Corporate Law B.V.

Januari 2010