Waarom altijd alle afspraken vastleggen?

November 12, 2010 4:55 AM

In een reeks artikelen heb ik aandacht besteed aan de basis die ondernemers zouden moeten hebben om zoveel als mogelijk onnodige risico’s en kosten te voorkomen.

De volgende basis onderwerpen zijn aan bod gekomen:

- Algemene Voorwaarden;
- Tips voor contracten met zo min mogelijk problemen (deel 1);
- Tips voor contracten met zo min mogelijk problemen (deel 2);
- Drie redenen om vanaf de start een deugdelijk arbeidscontract te hanteren;
- Drie tips voor zaken doen met zo min mogelijk problemen.

Vervolgens moet u ervoor zorgen dat wat schriftelijk vastligt nog overeenkomt met de praktijk. Met andere woorden: als de afspraken veranderen, is het verstandig deze ook op papier te veranderen. Dit lijkt heel logisch, maar in de praktijk blijft het een probleem. Het grootste deel van de verzoeken aan mij om rechtszaken te starten gaat om het niet nakomen van afspraken die gedurende de opdracht zijn gewijzigd, meestal mondeling. De ondernemer is in zee gegaan met zijn opdrachtgever door middel van een contract, voordat hij met zijn werk startte. Gedurende het werk bleken er zaken waar geen rekening mee was gehouden of die de opdrachtgever toch anders wenste. De ondernemer gaf gehoor aan de wensen. Echter het contract werd niet aangepast. Ook werd niets op andere wijze schriftelijk vastgelegd. Hieronder een van de vele voorbeelden. Het betreft een aannemersbedrijf, maar het had net zo goed een handelskantoor, een winkel, een importbedrijf of een accountantskantoor kunnen zijn.

“Geachte mevrouw Van de Griek,

Ik heb een aannemersbedrijf op Curacao. Een half jaar geleden kreeg ik de opdracht van een klant om een woonhuis voor hem te bouwen op zijn terrein. De klant verstrekte mij een bouwtekening en zei dat het was opgemaakt door een architect. We tekenden mijn standaard aannemersovereenkomst en voorwaarden. Ik zou bouwen volgens de aangeleverde tekening. De klant begon met betalen en ik begon met bouwen.

Al snel bleek dat de tekening op vele punten niet klopte. Als ik was gaan bouwen volgens de tekening, dan was de constructie volstrekt ondeugdelijk geweest. Dat zou dus volkomen zinloos zijn geweest. Ik heb steeds op de bouwplaats overlegd met de klant over diverse punten van de tekening en ik gaf steeds advies hoe we het konden oplossen en toch zo dicht mogelijk bij het ontwerp konden blijven. De klant stemde daarmee steeds in en ik bouwde verder.

Op een gegeven moment ontstond er een discussie met de klant. De klant vond dat ik bepaalde zaken anders had moeten doen terwijl we dat toch steeds duidelijk hadden besproken. Ik heb steeds gezegd dat we niet konden bouwen volgens de tekening en steeds gezegd hoe het wel kon en daarmee stemde de klant in. Nu zegt de klant dat ik niet heb gedaan wat we zijn overeengekomen en de klant wil nu een rechtszaak tegen me beginnen als ik niet zoals hij zegt “alles herstel” of schadevergoeding betaal. Maar dat kan toch niet? Ik heb toch volgens afspraak gehandeld? Wat denkt u?”

In het geval van dit aannemersbedrijf was er gestart met een fatsoenlijk contract waarin de afspraken keurig waren vastgelegd. Het probleem begon doordat het pas daarna duidelijk werd voor de aannemer dat niet gewerkt kon worden met de bouwtekening van de klant. De schriftelijke afspraken, neergelegd in het contract, moesten dus aangepast worden. Dat deed de aannemer ook in overleg met de klant. Echter, het gebeurde mondeling. Op de bouwplaats. Hierdoor had de aannemer dus geen bewijs dat ze gewijzigde afspraken hadden gemaakt. Toen de klant hem aan de afspraken in het contract wilde houden was het voor hem problematisch om te bewijzen dat ze mondeling aangepaste afspraken hadden gemaakt.

De aannemer had dus iedere keer schriftelijk de gewijzigde afspraken moeten bevestigen aan de klant en de klant deze schriftelijk moeten laten akkorderen. Daarna moest hij pas verder gaan met het werk. Op die manier hadden de afspraken schriftelijk vastgelegen en was de kans op een conflict klein geweest. In ieder geval had hij dan geen bewijsprobleem gehad op het moment dat er een rechtszaak dreigde. In dergelijke gevallen van bewijsnood is het meestal het beste om een schikking aan te gaan met de tegenpartij in plaats van een rechtszaak te laten plaatsvinden. U zult begrijpen dat dit grote kosten meebrengt en vrij gemakkelijk voorkomen had kunnen worden.

Hoe kunt u er eenvoudig voor zorgen dat alle afspraken vastliggen?

Op het gebied van afspraken maken bestaat het opdracht traject uit verschillende fases. Hieronder zal ik deze weergeven. Indien u deze bij het aangaan en uitwerken van een opdracht steeds hanteert, is de kans op een conflict met uw klant en een dreigende rechtszaak minimaal. Het kost weinig extra tijd en voorkomt veel ellende!

Fase 1: mondelinge afspraken met uw klant over de door u uit te voeren opdracht;
Fase 2: vastlegging in en ondertekening van een contract, eventueel tezamen met algemene voorwaarden;
Fase 3: u start met uw werkzaamheden van de opdracht;
Fase 4: de klant wil toch wijzigingen in de opdracht aanbrengen en u spreekt mondeling de wijzigingen af;
Fase 5: u legt schriftelijk deze wijzigingen vast en laat deze schriftelijk door de klant bevestigen (per brief, fax, email, of met de pen in geval van veel haast). Dit dient zo gedetailleerd mogelijk te gebeuren zodat er geen onduidelijkheden over kunnen bestaan;
Fase 6: u gaat verder met het werk volgens het contract en de gewijzigde afspraken;

Optioneel:
Fase 6a: de klant wil weer wijzigingen aanbrengen;
Fase 6b: u legt schriftelijk deze wijzigingen weer vast (zie fase 5);
Fase 6c: u gaat verder met het werk volgens het contract en de tweemaal gewijzigde afspraken;
(Fase 6a t/m 6c kunnen onbeperkt herhaald worden);

Fase 7: u rondt de opdracht af en bevestigt dat schriftelijk aan de klant en laat de klant schriftelijk verklaren dat u conform de gemaakte afspraken de opdracht heeft uitgevoerd en afgerond.

Op deze manier zorgt u ervoor dat alle afspraken duidelijk zijn en dat er geen misverstanden over het werk kunnen ontstaan. Daarmee voorkomt u conflicten met uw klant en mogelijke rechtszaken of het betalen van schikkingsbedragen. U voorkomt dus hoge kosten en veel tijd en ellende. Ook zorgt u ervoor dat u de kans op vervolg opdrachten optimaal houdt!

Corporate Law B.V.

30 September 2010