Drie tips voor zaken doen met zo min mogelijk problemen

May 31, 2010 5:00 AM

In een reeks artikelen besteed ik aandacht aan de basis die ondernemers zouden moeten hebben om zoveel als mogelijk onnodige risico’s en kosten te voorkomen. In het artikel van januari 2010 heb ik aandacht besteed aan Algemene Voorwaarden.

Het artikel van februari 2010 heeft het eerste deel behandeld van de ‘Tips voor contracten met zo min mogelijk problemen (deel 1)’, in maart 2010 het tweede deel, ‘Tips voor contracten met zo min mogelijk problemen (deel 2)’ en in april 2010 ‘Drie redenen om vanaf de start een deugdelijk arbeidscontract te hanteren’.

Deze maand zou ik eigenlijk verder gegaan zijn met arbeidsrechtelijke tips. Echter, het valt mij op dat steeds meer bedrijven, zowel in Nederland als in de Nederlandse Antillen, mijn assistentie vragen in geschillen die zijn ontstaan met klanten of zakenpartners. Daarom heb ik besloten deze maand meer aandacht te besteden aan het voorkomen van deze geschillen, zodat u niet in dezelfde situatie hoeft te belanden.

1. Ook al gebruikt u geen ‘officiële’ contracten, zorg ervoor dat u de afspraken schriftelijk vastlegt

Eerder heb ik aangegeven dat het aan te raden is om contracten en/of algemene voorwaarden te hanteren die zijn opgesteld of gereviewed door een professional. Op die wijze heeft u namelijk de meeste zekerheid dat u uw afspraken goed en duidelijk hebt vastgelegd en u uw risico’s zoveel mogelijk hebt beperkt. Daardoor is de kans op conflicten met uw klanten of zakenpartners zo klein mogelijk gemaakt.

Het valt mij op dat nog steeds veel bedrijven ervoor kiezen niet met dergelijke contracten en/of algemene voorwaarden te werken, terwijl de kosten daarvoor niet aanzienlijk hoeven te zijn en u er veel ellende mee kunt voorkomen. Bedrijven werken bijvoorbeeld vaak met zelf gemaakte contracten en/of algemene voorwaarden of van andere bedrijven gekopiëerde documenten. Daardoor is de kans groot dat voor uw bedrijf belangrijke afspraken of regels er niet in opgenomen zijn en er alsnog problemen ontstaan.

Ook komt het nog steeds vaak voor dat er helemaal niet met contracten en/of algemene voorwaarden wordt gewerkt, maar afspraken enkel mondeling worden gemaakt of deels mondeling en deels schriftelijk, bijvoorbeeld per email. U zegt dan: “Maar we hebben dit afgesproken” of “Hij heeft gegarandeerd dat hij dit zou doen”. Mijn standaard vraag is dan: “Staat het ergens op schrift dat u dat heeft afgesproken?”. Immers, ook mondelinge afspraken zijn geldig, maar u moet ze wel kunnen bewijzen!

U beslist uiteraard zelf of u contracten en/of algemene voorwaarden laat opstellen. Als u dit niet wilt, om welke reden dan ook, dan raad ik u in ieder geval aan om uw afspraken goed schriftelijk vast te leggen. Zorg ervoor dat alle afspraken schriftelijk worden vastgelegd. Gebeurt dit per email of fax, zorg er dan voor dat uw wederpartij schriftelijk bevestigt. Zorg ervoor dat u overal zo specifiek mogelijk over bent, zoals de specificaties van de dienst of het product, de exacte of verwachte levertijd, de prijs, de betalingsvoorwaarden, risico’s, garanties, aansprakelijkheid, niet nakoming, beëindiging, etc.

Hoe duidelijker u alle afspraken vastlegt, des te kleiner de kans op onduidelijkheid en daarmee voorkomt u het ontstaan van geschillen met uw klanten en zakenpartners.

2. Als afspraken gaandeweg wijzigen of er afspraken bijkomen, zorgt u er dan voor dat ook deze schriftelijk worden vastgelegd

Wellicht zijn de aanvankelijke afspraken goed en schriftelijk vastgelegd, maar tijdens de uitvoering van uw opdracht wijzigen de afspraken. Uw klant wil bijvoorbeeld dat u extra werkzaamheden verricht of wil toch andere werkzaamheden dan aanvankelijk overeengekomen. Vaak zult u door tijdsdruk deze instructies uitvoeren zonder dit schriftelijk vast te leggen. Doe dit niet!

Indien uw klant wijzigingen wenst aan te brengen in de gemaakte en op schrift gestelde afspraken, dan kunt u daar uiteraard mee instemmen als u dat wilt, maar onthou het volgende goed. De tijd die u bespaart door direct de nieuwe instructies uit te voeren, zal het u dubbel kosten om eventuele problemen achteraf op te lossen. Het schriftelijk vastleggen van gewijzigde of aanvullende afspraken hoeft niet veel tijd te kosten. Dit kan natuurlijk schriftelijk en door beide partijen ondertekend, maar ook per fax of email. Zorg er altijd voor dat uw wederpartij het bericht schriftelijk bevestigt. Hou er rekening mee dat extra of gewijzigde werkzaamheden meer tijd kunnen vergen, dus maak in een dergelijk geval indien nodig ook duidelijke afspraken over een langere levertijd.

3. Zodra blijkt dat uw wederpartij zich niet houdt aan de afspraken, neem dan direct actie

Zodra u merkt dat uw klant of zakenpartner zich niet aan zijn deel van de afspraken houdt, ga dan niet door met uw deel van de afspraken zonder hier iets van te zeggen. U kunt natuurlijk niet zomaar stoppen met uw werkzaamheden, maar u kunt uw klant wel wijzen op zijn plichten volgens uw schriftelijke afspraken en de consequenties van het niet nakomen van zijn plichten volgens uw schriftelijke afspraken. Als hij nog steeds niet nakomt, kunt u maatregelen nemen, afhankelijk van wat u schriftelijk hebt afgesproken, bijvoorbeeld opschorting van uw werkzaamheden, in rekening brengen van rente of boete, het ontbinden van de opdracht, etc. Ook hier blijkt weer hoe belangrijk het is goede en volledige schriftelijke afspraken te hebben. Immers, als u niet afspreekt wat er gebeurt als het misgaat tussen u en uw klant, kunt u nog steeds een probleem hebben.

Wil uw klant helemaal niet meer voldoen aan zijn schriftelijke plichten, bijvoorbeeld zijn periodieke betalingen, dan kunt u hem sommeren, onder andere om te doen wat hij moet doen voor een bepaalde datum. Dit kunt u eerst zelf doen of direct door een advocaat. Doet hij dit niet, dan kunt u uw advocaat hem laten sommeren te voldoen, eventueel betekend door een deurwaarder. Wil uw wederpartij echter geen enkele medewerking tonen, dan kunt u overwegen of u wilt proberen een schikking met hem te treffen om de kwestie volledig en snel af te sluiten of een rechtszaak te starten tegen uw wederpartij (al dan niet met beslaglegging). Een en ander is mede afhankelijk van de hoogte van de vordering die u op uw wederpartij heeft.

Omdat rechtszaken veel tijd, geld en energie kosten, is het belangrijk er zoveel mogelijk voor te zorgen dat het niet zover komt met uw klanten en zakenpartners. Zorg er dus voor dat u zo duidelijk mogelijk bent in uw afspraken met uw klanten en zakenpartners en deze zo duidelijk mogelijk schriftelijk vastlegt en laat bevestigen!

Corporate Law B.V.

30 May 2010