Door Karel Frielink

Er valt nog wel wat te verbeteren

Corporate governance is een veelbesproken onderwerp, en er is ook veel over te zeggen. Hierna volgen enkele observaties over dat onderwerp in relatie tot verenigingen, waaronder bijvoorbeeld sportverenigingen.

 

Er is bepaald niet naar gestreefd om volledig te zijn, maar in de praktijk blijkt dat geregeld enkele tamelijk basale regels niet worden nageleefd. Ik concentreer mij op de (jaarlijkse) algemene ledenvergadering.

 

In de statuten is vastgelegd hoe en op welke wijze een vergadering bijeengeroepen moet worden. Het bestuur behoort die regels na te leven. Dat geldt ook voor de bepalingen inzake de agenda (de te behandelen onderwerpen). Aan de leden dient tijdig en duidelijk aan te worden gegeven hoe zij zelf onderwerpen aan de agenda kunnen toevoegen. De notulen van de vorige vergadering, die ter goedkeuring op de agenda staan, moeten zodanig tijdig worden toegestuurd, dat de leden daarvan in alle rust kennis kunnen nemen. Het pas ter vergadering verspreiden van de notulen van de vorige vergadering, of die enkele uren voor de vergadering per e-mail toesturen, getuigt niet van behoorlijk bestuur.

 

In de jaarlijkse algemene vergadering komen, als het goed is, ook de financiële stukken (de jaarrekening) aan bod. Ook die stukken moeten zodanig tijdig worden toegestuurd (of anderszins toegankelijk beschikbaar worden gesteld), dat de leden daarvan in alle rust kennis kunnen nemen. Het pas ter vergadering verspreiden van deze stukken, of nog erger, het (slecht leesbaar) ter vergadering op een scherm projecteren van die jaarstukken, getuigt evenmin van behoorlijk bestuur. Mede omdat het voor velen lastig te begrijpen stukken zijn, en met de goedkeuring tevens decharge (kwijting) aan het bestuur wordt verleend, mag van een bestuur de nodige zorgvuldigheid worden verwacht. Dat met het op voorhand toesturen (of anderszins beschikbaar stellen) van deze stukken het ‘risico’ bestaat dat er leden zijn die lastige vragen gaan stellen, zoals ik niet zo lang geleden een bestuurder van een vereniging hoorde zeggen, is uiteraard geen argument om die stukken zo lang mogelijk aan de leden te onthouden.

 

 

Het is verstandig om een draaiboek of handleiding te hebben waarin stapsgewijs is vastgelegd wat er allemaal moet gebeuren om tot zorgvuldige besluitvorming in een tijdig en behoorlijk opgeroepen ledenvergadering te komen. Ik vermoed dat er veel verenigingen zijn die op zijn tijd, en wellicht vaker, de basale regels van corporate governance niet in acht nemen. Tijd voor wat huiswerk dus!

 

Karel Frielink

(advocaat)

 

(29 maart 2019)