Door Cindy de la Fuente

 

Daar zijn we dan, aangekomen bij de laatste ring van de Golden Circle: de ‘what’.

 

Dit is het resultaat van de ‘why’ en de ‘how’ en als we dit invullen voor de juridische afdeling (‘JA’) levert dat het volgende plaatje op:

 

‘Why’   = legal control

‘How’   = legal management

‘What’ = de taken die de JA uitvoert om de ‘why’ te kunnen bereiken.

 

Het zal duidelijk zijn dat het gaat hier om het takenpakket van een proactieve JA. Een reactieve JA heeft immers geen legal control als ‘why’ en zal dus ook een andere ‘what’ hebben.

 

# 3: De ‘what’

Welke taken dragen nu daadwerkelijk bij aan het bereiken van legal control? Enerzijds zijn dit de inhoudelijke adviestaken, oftewel de traditionele juridische vaardigheden, en anderzijds de operationele taken die zorgen voor een meer bedrijfsmatige ontwikkeling van de JA. De adviestaken zal iedere jurist kennen, daar zijn we immers in geschoold.Dit geldt in mindere mate voor de operationele taken. Die maken geen onderdeel uit van het standaard curriculum van de rechtenopleiding en zijn daardoor minder bekend onder juristen.

 

Een JA die zich alleen maar toelegt op de adviestaken ontstijgt de reactieve staat niet en zal daardoor vooral worden ingezet als probleemoplosser. Dat is niet ideaal. Daar staat tegenover dat een JA die zich alleen maar toelegt op operationele taken evenmin in staat is zich als proactieve business partner te positioneren door gebrek aan inhoudelijke kennis. Het is de juiste combinatie van deze taken die het verschil maakt tussen een doorsnee JA en een excellente JA. Een goede organisatie van de JA is namelijk complementair aan de kwaliteit van advisering.

 

Maar wie gaat deze operationele taken dan uitvoeren? Dit zou een jurist kunnen zijn, maar dat is niet noodzakelijk. Ze kunnen ook worden uitgevoerd door een legal manager die geen juridische achtergrond heeft. In de Verenigde Staten heeft de legal operations functie reeds bestaansrecht. Uit onderzoek van de Association of Corporate Counsel volgt dat ongeveer vier op de tien JA bestaande uit 50 of meer juristen de operationele taken uitbesteed aan een professionele legal (operations) manager.   

 

Hiermee is de vraag beantwoord waarom bepaalde JA beter functioneren dan andere en wat de rol van legal management is in dat geheel. De (gouden) cirkel is rond.

 

Om op een pragmatische noot te eindigen, hieronder een kort overzicht van de meest voorkomende operationele taken die een legal manager zou kunnen oppakken.

 

STRATEGIE

Legal managers zijn vaak – samen met de legal counsel -  betrokken bij het ontwikkelen van de strategie van de JA. Dit vertaalt zich in het opstellen van de  jaarplannen, het adviseren over (her)positioneringsvraagstukken en het nadenken over innovatiemethoden. Ook zijn zij verantwoordelijk voor de bewaking van de uitvoering van de plannen, het creëren van draagvlak binnen de organisatie voor veranderingen aangaande de JA en het communiceren met, en rapporteren aan, de stakeholders.

 

FINANCIEEL MANAGEMENT

Het managen van de financiële kant van de JA maakt ook een belangrijk deel uit van de taken van de legal manager. Verantwoordelijkheden zijn onder andere het begroten van de juridische kosten en maken van een financiële (jaar)planning, alsmede het monitoren en analyseren van de uitvoering. Door goed financieel beheer worden kostenontwikkelingen en trends sneller geïdentificeerd en kan tijdig worden bijgestuurd.

 

AFDELINGSMANAGEMENT

Een andere taak van de legal manager is om ervoor te zorgen dat de JA dusdanig is ingericht dat de jurist in staat is zijn inhoudelijke adviestaken goed en efficiënt uit te voeren. Om dat te bereiken stelt de legal manager beleid op voor de operationele activiteiten en beschrijft, implementeert, controleert en evalueert de daaruit voortvloeiende processen. Voorbeelden zijn: contractbeheer, corporate housekeeping, document management, litigation- en outside counsel management.

 

TECHNOLOGIE

Op het gebied van technologie acteert de legal manager vaak als liaison tussen de JA en de IT afdeling. Het is aan de legal manager om de behoefte van de JA op het gebied van technologie te identificeren. Hij heeft immers goed zicht op de juridische processen en is in staat te beoordelen welke informatiesystemen waarde kunnen toevoegen.  Denk bijvoorbeeld aan systemen op het gebied van facturering, document management, contract beheer. De verantwoordelijkheid voor het beheer van de informatiesystemen rust in sommige gevallen ook bij de legal manager.

 

KENNISBEHEER

Veel legal managers zijn verantwoordelijk voor het beheren van de door de JA opgebouwde juridische kennis. Zij zorgen ervoor dat deze kennis niet alleen aanwezig is in de persoon van de jurist, maar dat deze wordt geborgd in de organisatieprocessen. Daartoe stellen zij beleid op waarin is vastgelegd hoe juridische kennis wordt gecreëerd, opgeslagen en gedeeld binnen de organisatie.

 

Mr-Online